Fatturazione elettronica: confeziona un abito su misura

Ogni novità, anche la felicità, spaventa”. (Friedrich Schiller)

Negli ultimi giorni ancora più di prima, la fatturazione elettronica sta scuotendo profondamente il nostro Paese. La paura del nuovo sta prevaricando la visione futura che ci porterà ad essere i primi in Europa. Possiamo essere un punto di riferimento per i moltissimi studi che adotteranno la nostra strategia di gestione del processo di fatturazione.

All’estero siamo conosciuti per la qualità dei nostri prodotti e i materiali di pregio come nell’alta sartoria. Proprio per questo, l’approccio da tenere nello studio deve essere: cucire una soluzione adatta alle esigenze dei clienti dello studio grazie alla conoscenza di tutte le sue peculiarità.

Il punto di partenza è “prendere le misure”. Lo studio professionale deve analizzare con cura ed attenzione i propri clienti individuando con quali modalità processano il ciclo attivo.

Ogni azienda, esattamente come un abito, ha una sua specifica struttura e una conformazione del tutto unica, quindi, risulta fondamentale tenere conto di ogni tipicità. Al contrario,  proporre una soluzione unica per tutte le realtà significherebbe  appiattire quelle caratteristiche distintive che le aziende, grazie al duro lavoro delle persone che la costituiscono, sono riuscite ad esaltare per rendersi competitive  all’ interno del mercato del lavoro.

Il passo successivo è creare un “modello” dell’abito, quindi realizzare una mappatura tempestiva dei clienti di studio, a ciascuno il suo abito su misura. Lo studio potrà realizzarli con incontri one to one, allo scopo di intercettare le esigenze e le problematiche dei clienti e successivamente proporgli la soluzione più idonea con cui governare i nuovi processi di fatturazione elettronica.

Il professionista può offrire un SERVIZIO completo che accompagni il cliente verso il cambiamento e può fornirgli tutti gli strumenti idonei a renderlo progressivamente autonomo nell’ emissione della fattura elettronica. Allo stesso modo lo studio,  gestendo i flussi di fatturazione dei propri clienti, potrà governare i processi e avere a portata di mano i documenti elettronici per contabilizzarli.

Prepariamo in tempo il miglior “abito” per i nostri clienti!



CLOUD:falsi miti e verità

Il concetto di Cloud nel tempo è stato legato all’accezione negativa del concetto di rete, associato alla scarsa sicurezza della stessa.

Il cloud in ottica aziendale può, in realtà, ottimizzare l’accesso ai dati aziendali grazie all’utilizzo di Internet.

Infatti, il cloud è strumento di erogazione di risorse informatiche, come l’archiviazione, l’elaborazione o la trasmissione di dati, attraverso Internet. I servizi che offre permettono di gestire dati e software aziendali direttamente sul proprio Pc, o attraverso la piattaforma Cloud alla quale accedere da qualsiasi dispositivo collegato a Internet, senza bisogno di scaricare programmi o occupare memoria sul Pc.

L’accessibilità è un grande vantaggio in termini di tempi e costi, ma soprattutto è importante sottolineare che questo non implica che i dati contenuti nel Cloud siano accessibili da chiunque.

Sono previsti, infatti, diversi step di identificazione che compongono quella che viene chiamata “autenticazione a due fattori”. Oltre ad account e password viene chiesto un terzo elemento come: seconda mail, numero di telefono, link di conferma. Un altro importante fattore di sicurezza è determinato dalla conservazione dei dati in Datacenter sicuri, di proprietà del provider o in gestione a quest’ultimo. I dati sono di esclusiva proprietà dell’utente, l’unico ad avervi accesso. La privacy è quindi garantita al 100%. In più, i dati sono soggetti a crittografia. Le informazioni non sono trasmesse in chiaro bensì risultano illeggibili se non attraverso un’apposita chiave, appunto, di crittografia.

L’accessibilità inoltre permette di risolvere uno dei problemi che potrebbe presentarsi in qualsiasi azienda, ossia la mancanza di rete elettrica. Infatti, essendo il dato in cloud accessibile da qualsiasi device, anche uno smartphone collegato ad una rete wireless (LTE, Sat, Wi-Max), può essere impiegato per continuare a lavorare.

La presenza dei dati in cloud, inoltre, non impedisce il backup degli stessi. Esistono molti strumenti che consentono il salvataggio dei dati partendo da una sorgente in cloud per conservarne una copia in un archivio locale oppure in un cloud alternativo.  Spesso, infatti, è opportuno integrare dei processi di backup ai già esistenti meccanismi di conservazione del Cloud.

Il cloud, infine, non sostituisce necessariamente il reparto IT aziendale, ma funge da tramite tra i servizi Cloud e il resto dell’infrastruttura IT. In particolare, il ruolo del Chief Information Officer (CIO) si sta evolvendo diventando un perno per la crescita e il business aziendale, affiancandosi alle altre figure decisionali.

Il cloud, nonostante i dubbi che potrebbero emergere, rappresenta principalmente un’opportunità di ottimizzazione della gestione delle risorse aziendali, portando molteplici vantaggi in capo all’azienda.



ACCELERATORE CONTABILE: una Piattaforma Intuitiva, Automatizzata, Sicura e che apprende e migliora con l’utilizzo

Proviamo a pensare ad un futuro immaginario, utopico, dove uno Studio può lavorare senza carta, dove le fatture vengono acquisite e registrate con facilità e dove tutto è automatizzato…Beh, non è un futuro così remoto.

Ad oggi ci sono strumenti che permettono di semplificare e velocizzare notevolmente il processo contabile. Questi programmi si chiamano Acceleratori Contabili.

Il loro funzionamento è basato sul sistema OCR (Optical character recognition), ovvero “Riconoscimento Ottico dei Caratteri”, cioè quel processo che permette di acquisire tutte le informazioni contenute in un documento (scansionato o pdf nativo) comprendendole e strutturandole in maniera ordinata.

Sostanzialmente permettono al nostro cliente di studio di inviarci una fattura attiva o passiva, via mail o caricandola sul portale, e tutti i dati saranno automaticamente a nostra disposizione per essere confermati e portati in contabilità.

Un sogno vero?!

Ma quanto viene agevolato uno Studio rispetto alla gestione dei documenti cartacei?

Un sistema di questo tipo porta diversi miglioramenti:

  • Maggiore facilità e sicurezza nello scambio di documenti con i clienti
  • Migliore controllo dei documenti ricevuti
  • Azzeramento dello smarrimento dei documenti
  • Eliminazione della carta
  • Riduzione dei tempi e costi di contabilizzazione

Parliamo di una notevole diminuzione di tempo per quanto riguarda la suddivisione dei documenti, tra le fatture attive e passive, la suddivisione per data, la ricerca e l’inserimento della partita iva del cliente e del fornitore e non ultima l’applicazione manuale del numero di protocollo e l’archiviazione. Per quello che concerne la riduzione dei costi è presto detto.

Gli Studi Professionali e le Associazioni di Categoria, attraverso un Acceleratore Contabile, potrebbero avere tra le mani una piattaforma smart che consente di acquisire documenti sia digitali nativi che manuali per interfacciarsi con i propri clienti dando loro l’opportunità di ricercare le fatture rapidamente e semplicemente.

Sull’onda di questa rivoluzione digitale è possibile fruttare questi strumenti per fare uno step evolutivo che potrà portare agli Studi Professionali solo che degli enormi vantaggi: non esiste digitalizzazione laddove vi è carta.



FATTURAZIONE ELETTRONICA: un cambiamento culturale dei processi

“Il pessimista in ogni opportunità vede una difficoltà. L’ottimista in ogni difficoltà vede un’opportunità”
(Winston Churchill)

L’Osservatorio del Politecnico di Milano sottolinea quanto (Professionisti, un futuro in costruzione! – Analogici si nasce, digitali di Diventa) sempre in misura maggiore, la digitalizzazione abbia intaccato il mondo delle Professioni, avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro, che ora si trova a competere con nuovi attori nel mercato, società di outsourcing, Software House, l’Agenzia delle Entrate e le banche, per diverse tipologie di servizio.

L’opportunità è alle porte, si chiama Fatturazione Elettronica. Quello che sarà un obbligo di legge potrebbe diventare un forte impulso al cambiamento dei processi interni delle singole realtà professionali. Si parla di nuove procedure operative, dematerializzazione dei documenti nonché abbassamento dei costi, per l’analisi aziendale dei clienti di Studio e la fruizione in tempo reale di dati, importanti per la pianificazione e il supporto alle nostre attività.

È il passaggio dal processo contabile analogico a quello digitale. Non vi saranno più le corse alla ricezione dei documenti cartacei, alla loro sistemazione e ordinamento, all’incappare nel rischio di commettere errori di contabilizzazione per incorrettezza o mancanza di documenti e alla loro archiviazione in cartelle e raccoglitori occupando spazi (cantine, locali, garage, ecc.) che potrebbero essere adibiti ad altro.

Con il processo contabile digitale, tutto passa per il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate attraverso un tracciato univoco che veicola i dati e che porta alla contabilizzazione automatica delle fatture. I nostri collaboratori di Studio dovranno solo controllare i documenti provenienti dal SDI e procedere alla contabilizzazione con un’importante riduzione dell’errore potenziale di inserimento ma soprattutto dei tempi. Nessun raccoglitore, nessuna perdita di tempo di archiviazione, tutto sarà ordinato e conservato digitalmente.

In questo processo di miglioramento lo Studio gioca un ruolo fondamentale. Posizionarsi come punto di riferimento per i propri clienti e accompagnarli nel percorso di trasformazione digitale deve essere una priorità assoluta. Sarà compito dei Professionisti gestire i flussi e interfacciarsi con il SDI offrendo al cliente quell’attività di consulenza che sembrava ridursi sempre più. Tutte le microimprese e gli artigiani che oggi fanno le fatture con Word o Excel o addirittura a mano potranno affidarsi completamente al proprio Studio, il quale dovrà dotarli di strumenti idonei alla produzione della fattura elettronica.

Altro che proroga… la fatturazione elettronica non può e non deve essere vista con diffidenza ma al contrario come un’opportunità nonché una spinta verso la creazione di una nuova forma mentis, un cambiamento culturale necessario per operare all’interno del mercato odierno sempre più bisognoso di automazione, trasparenza, condivisione e dati pronti all’uso.



INTELLIGENZA ARTIFICIALE: il suo ruolo nella società

Per la maggior parte degli italiani degli anni novanta, la sveglia a LED era probabilmente l’unico device digitale utilizzato in camera da letto.
Come giustamente ricorda Microsoft all’interno dell’e-book “The Future Computed, Artificial intelligence and its role in Society” le nostre abitudini sono cambiate radicalmente nel tempo.
Qualche anno fa ci si alzava da letto, si dava un’occhiata ad un’agenda tradizionale che ci aiutava a gestire gli appuntamenti del giorno ed i relativi numeri di telefono, si faceva fermata al bar di quartiere e davanti ad un buon caffè ed una brioche si leggeva probabilmente un quotidiano (cartaceo) oppure ci si dirigeva al lavoro ascoltando il notiziario alla radio. Nessuno Smartphone, Laptop o Tablet sui treni che accompagnavano i dipendenti al lavoro.
Cos’è cambiato da allora?
Oggi ci svegliamo con la suoneria della sveglia del nostro cellulare, controlliamo la posta elettronica, il nostro Calendar con gli appuntamenti, se abbiamo ricevuto messaggi e nel caso gli rispondiamo, ci colleghiamo alle app del nostro cellulare per leggere le news sul nostro notiziario preferito, guardare le previsioni del tempo oppure visualizzare e/o condividere con gli altri informazioni, fotografie e canzoni sui nostri profili social. Quello che prima era a disposizione di pochi diventa ora alla portata di tutti: piattaforme di intelligenza artificiale domestica, assistenti personali e chat bot che facilitano le attività quotidiane e conquistano le nostre case e le nostre vite.
La realtà sta cambiamento a grande velocità, e l’individuo è sempre più dipendente da una tecnologia che ingloba e promuove nuovi stili, tendenze, modalità e si stacca sempre più dalle vecchie logiche.
Le relazioni personali e lavorative sono cambiate, attraverso Piattaforme di formazione a distanza si possono organizzare meeting, chattare internamente all’azienda attraverso sistemi di messaggistica istantanea così come le relazioni con i clienti, e quindi esterne, che vengono rivoluzionate tramite canali di Customer Service digitali disponibili ovunque, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7.
Sono cambiate le aspettative; ci si aspetta che un servizio venga erogato pressoché nell’immediato così come la risoluzione delle problematiche, l’evasione delle offerte commerciali e via dicendo.
“Il futuro è domani e non più a 5 o 10 anni ed è quello che stiamo dicendo e spiegando alle aziende” (dal Sole 24 Ore, Robot e intelligenza artificiale, chiave del cambiamento in azienda, Fabio Troiani co-fondatore di Bip). Il lavoro in azienda è stato e sarà nei prossimi anni sempre più automatizzato grazie alla tecnologia e i modelli organizzativi di gestione stravolti per governare il cambiamento a 360 gradi.
E’ l’alba del Chatbot e delle sue applicazioni: dati in tempo reale, problem solving, rapidità di esecuzione, scambio sempre più “umano” con i cliente. L’intelligenza artificiale svolgerà tutti quei compiti quotidiani e ripetitivi permettendoci di risparmiare tempo ed energia che potremmo dedicare ad attività più creative.
Se le aziende saranno in grado di sviluppare piani digitali basate sull’AI (intelligenza artificiale) riusciranno ad abbracciare questi cambiamenti repentini in maniera più efficace, sfruttando la sua produttività e velocità in ottica di crescita economica.



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