Fatturazione Elettronica: il passaggio dall’analogico al digitale

“Il cambiamento all’inizio è difficile. Confusionario nel mezzo e straordinario alla fine”

(Sharma)

 

E’ il 1 gennaio 2019 la data fissata dalla Legge di Bilancio 2018 per l’entrata in vigore della fatturazione elettronica per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti privati; a questa si aggiunge la fine della proroga attivata per le cessioni di carburanti che avrebbe dovuto prendere piede già a partire dal precedente 1 luglio 2018.

Ma quali sono i soggetti ai quali si riferisce l’obbligo?

L’emissione di fatture elettroniche in formato xml è obbligatoria per tutti i soggetti residenti, stabiliti o identificati (soggetti non residenti ma che non hanno a disposizione una stabile organizzazione), risultano al contrario esclusi dall’obbligo tutte quelle realtà che applicano un regime forfettario o un regime fiscale di vantaggio.

Vien da sé che la Legge di Bilancio 2018 e l’introduzione della fatturazione elettronica non porteranno alla completa rimozione delle fatture analogiche (Cartacee, Word, Excel, PDF) a favore dell’xml, ma vi sarà un periodo di transizione dove coesisteranno entrambe le fattispecie.

Inoltre, se consideriamo che la norma definisce come soggetti obbligati all’emissione della fattura elettronica quei soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia, non rientrano nell’obbligo di emissione nemmeno le casistiche che fanno riferimento alle cessioni/prestazioni di beni/servizi da e per l’estero.

Come si possono gestire entrambe le fattispecie? Canalizzando gli sforzi in una corretta ottica di digitalizzazione di studio. E’ fondamentale governare il processo di trasformazione digitale e trasformare in digitale anche quei documenti che nascono come analogici. Questa scelta porterebbe numerosi benefici allo Studio e una grandissima quantità di dati (big data) da poter utilizzare per la produzione di reportistica e nuovi servizi di elaborazione auditing dedicati ai propri clienti in tempo reale.

Di conseguenza ci troveremo a caricare da un lato i file xml direttamente all’interno della contabilità di Studio e dall’altro trasformare tutti i documenti analogici in digitale; in una prima ipotesi utilizzando un Acceleratore Contabile che converte il cartaceo in un file elettronico oppure trasformando direttamente un PDF, laddove presente, direttamente in xml.

E’ tutto nelle vostre mani, Professionisti siete pronti a cavalcare l’onda della nuova rivoluzione industriale?



FATTURAZIONE ELETTRONICA: riorganizzazione delle attività di Studio

Mancano alcune settimane all’entrata in scena della fatturazione elettronica B2B e tanti Studi Professionali si stanno attrezzando per supportare i propri clienti in questo momento di grande cambiamento.

Perché lo Studio dovrebbe preoccuparsi di questo? Non potrebbe lasciare il cliente libero di scegliere tra le varie proposte sul mercato?

Compito dello Studio è di indirizzare il proprio cliente verso la soluzione più idonea alla sua realtà. Per quali motivi?

  1. Fidelizzare il cliente;
  2. Offrirgli un servizio integrato alla contabilità;
  3. Migliorare la propria organizzazione interna.

In che modo?

  • Informandolo rispetto alla nuova normativa;
  • Analizzando il suo metodo di fatturazione: emette fattura cartacea? usa Word o Excel? Utilizza un gestionale?
  • Ponendosi come intermediario tra l’azienda e il SDI;
  • Proponendogli servizi e/o gestendo il transito, la conservazione e la firma digitale per i documenti che si interfacciano con l’ambiente dello Studio (Hub Digitale) e poi vengono inviati al SDI per suo conto.

Ma come può uno studio realizzare questo percorso di trasformazione contando che ogni collaboratore esaurisce le proprie ore con le attività ordinarie precedentemente assegnate? Di quanto tempo aggiuntivo si ha bisogno? A chi rivolgersi internamente?

Proviamo ad immaginarci di dedicare almeno 2/3 ore da adesso fino al 30 di novembre per ogni cliente. Su un campione di 100 clienti, ad esempio, dovremmo trovare 200/300 ore aggiuntive per risolvere la questione fatturazione elettronica.

Si rende necessaria una ridistribuzione del monte ore tra le collaboratrici per sgravare almeno una/due persone all’interno dello Studio affinché da subito organizzi/organizzino un piano di azione e formazione ad hoc per ogni singolo cliente, non solo, probabilmente servirà inserire nuovi collaboratori in organico per la durata della transizione.

Iniziare a lavorare insieme ai clienti sugli strumenti scelti per la fatturazione elettronica significa non subire ritardi o incapperete in problematiche, al contrario permette di governare efficacemente i processi interni di Studio e dei vostri clienti.



FATTURAZIONE ELETTRONICA: un cambiamento culturale dei processi

“Il pessimista in ogni opportunità vede una difficoltà. L’ottimista in ogni difficoltà vede un’opportunità”
(Winston Churchill)

L’Osservatorio del Politecnico di Milano sottolinea quanto (Professionisti, un futuro in costruzione! – Analogici si nasce, digitali di Diventa) sempre in misura maggiore, la digitalizzazione abbia intaccato il mondo delle Professioni, avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro, che ora si trova a competere con nuovi attori nel mercato, società di outsourcing, Software House, l’Agenzia delle Entrate e le banche, per diverse tipologie di servizio.

L’opportunità è alle porte, si chiama Fatturazione Elettronica. Quello che sarà un obbligo di legge potrebbe diventare un forte impulso al cambiamento dei processi interni delle singole realtà professionali. Si parla di nuove procedure operative, dematerializzazione dei documenti nonché abbassamento dei costi, per l’analisi aziendale dei clienti di Studio e la fruizione in tempo reale di dati, importanti per la pianificazione e il supporto alle nostre attività.

È il passaggio dal processo contabile analogico a quello digitale. Non vi saranno più le corse alla ricezione dei documenti cartacei, alla loro sistemazione e ordinamento, all’incappare nel rischio di commettere errori di contabilizzazione per incorrettezza o mancanza di documenti e alla loro archiviazione in cartelle e raccoglitori occupando spazi (cantine, locali, garage, ecc.) che potrebbero essere adibiti ad altro.

Con il processo contabile digitale, tutto passa per il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate attraverso un tracciato univoco che veicola i dati e che porta alla contabilizzazione automatica delle fatture. I nostri collaboratori di Studio dovranno solo controllare i documenti provenienti dal SDI e procedere alla contabilizzazione con un’importante riduzione dell’errore potenziale di inserimento ma soprattutto dei tempi. Nessun raccoglitore, nessuna perdita di tempo di archiviazione, tutto sarà ordinato e conservato digitalmente.

In questo processo di miglioramento lo Studio gioca un ruolo fondamentale. Posizionarsi come punto di riferimento per i propri clienti e accompagnarli nel percorso di trasformazione digitale deve essere una priorità assoluta. Sarà compito dei Professionisti gestire i flussi e interfacciarsi con il SDI offrendo al cliente quell’attività di consulenza che sembrava ridursi sempre più. Tutte le microimprese e gli artigiani che oggi fanno le fatture con Word o Excel o addirittura a mano potranno affidarsi completamente al proprio Studio, il quale dovrà dotarli di strumenti idonei alla produzione della fattura elettronica.

Altro che proroga… la fatturazione elettronica non può e non deve essere vista con diffidenza ma al contrario come un’opportunità nonché una spinta verso la creazione di una nuova forma mentis, un cambiamento culturale necessario per operare all’interno del mercato odierno sempre più bisognoso di automazione, trasparenza, condivisione e dati pronti all’uso.



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